¿Qué es el Timeboxing cómo te puede ayudar a hacer que tu día sea más productivo?
Antes de entrar en materia, tengo que hacer una desambiguación:
Por un lado, en el ámbito empresarial, en las metodoglogías Agile, el Timeboxing consiste en asignar un período de tiempo para establecer límites estrictos a actividades con el objetivo de evitar que se alarguen demasiado. Estos períodos de tiempo se denominan «Timeboxes» y pueden variar en duración, desde tareas de que ocupan algunos minutos, hasta otras que ocupan meses y requieren una planificación mayor.
Por otro lado, y partiendo de la definición anterior, también se llama Timeboxing a una técnica de gestión del tiempo que busca elevar al máximo la productividad mediante una gestión pormenorizada de tu agenda, que consiste en asignar bloques de tiempo específicos a cada tarea o actividad.
En este vídeo me voy a centrar en esta segunda definición, y, así, de primeras, tal vez suena muy parecida a la técnica del timeblocking, de la que te hablé en el último port, pero hay una diferencia esencial. Mientras que en la técnica de timeblocking se reúnen las tareas en grupos y se reserva un bloque de tiempo para cada grupo de tareas, en el timeboxing, se reserva un espacio de tiempo específico para cada tarea en concreto.
De manera que, si un horario organizado siguiendo el timeblocking se ve tal que así:
Un horario organizado siguiendo el timeboxing, se ve así:
Cómo usar el Timeboxing para organizar mejor el tiempo.
Ahora veamos, paso a paso, como usar la estrategia del timeboxing para organizar tu horario.
Paso 1. Identifica tus tareas y metas.
Lo primero que debes hacer es identificar tus tareas y metas académicas. Dedica un momento para hacer una lista de las tareas que debes completar, como proyectos, lecturas, ejercicios o repasos.
Paso 2. Determina el tiempo que vas a dedicar a cada tarea.
Analiza cada tarea y estima cuánto tiempo te puede requerir. Puede ser difícil dar con la cifra exacta cuando se trata de actividades que no has realizado nunca, pero conforme las vayas haciendo más veces, sabrás estimar con mayor exactitud la cantidad de tiempo que necesitas.
Paso 3. Ordena y prioriza las tareas.
Ahora es el momento de decidir en qué orden vas a realizar cada tarea.
Evalúa la importancia y urgencia de cada una y decide en qué orden abordarlas. Para ello, usar herramientas como la matriz de Eisenhower te puede ayudar. Ya hablaré de ella en otro vídeo y lo enlazaré en las tarjetas.
Te recomiendo que empieces por las tareas que te resultan más complicadas o que te dan más trabajo. Te costará menos hacerlas al principio, que si las dejas para el final, cuando ya tienes menos energía.
Si tienes tareas urgentes, cuya fecha de entrega está muy próxima, lo mejor es que te centres en estas, para quitártelas de encima lo antes posible y asegurarte de cumplir los plazos.
En este otro post te doy más consejos que te ayudarán a decidir en qué orden hacer cada tarea:
De esta manera, puedes asignar los bloques de tiempo de manera estratégica.
Paso 4. Establece bloques de tiempo.
Ahora que ya sabes cuánto tiempo vas a dedicar y en qué orden hacer cada actividad o tarea, es momento de establecer bloques de tiempo para cada una de ellas.
Así que, ve a tu horario y reserva el espacio temporal que corresponde a cada tarea. Durante ese periodo de tiempo es importante que te centres exclusivamente en la tarea asignada, sin pensar en ninguna otra cosa.
Paso 5. Da seguimiento.
Al final de cada día, repasa tu lista de tareas y tu horario, y marca todos los datos necesarios: como qué tareas te llevaron más tiempo del previsto, cuáles menos, o si te quedó alguna sin terminar y por qué motivo.
Y dedica un rato para hacer el horario del día siguiente. Añadiendo las nuevas tareas, si las hay o reajustando el tiempo de cada bloque si lo consideras necesario.
Disclaimer***
Antes de explicarte cómo es mi sistema para organizar mis tareas, te hablaré de las ventajas y desventajas del timeboxing, para que las tengas en cuenta.
Plantillas Timeboxing en Notion.
Si quieres crear tu horario usando la técnica timeboxing, puedes descargar nuestra plantilla de Notion para hacerlo. En este enlace la encontrarás junto a todas nuestras plantillas:
Ventajas de usar el sistema Timeboxing para organizar tu tiempo.
En cuanto a sus ventajas, estas son:
- Organización y estructura. El Timeboxing te proporciona una estructura clara y organizada para tus tareas y actividades. Al asignar bloques de tiempo específicos para cada tarea, sabrás exactamente qué hacer en cada momento y evitarás la sensación de estar perdido o desorganizado.
- Gestión eficiente del tiempo. Al dividir tu tiempo en bloques manejables y dedicar cada uno a una tarea específica, optimizarás tu tiempo de estudio. Esto te permitirá utilizarlo de manera más efectiva y evitará que te disperses en múltiples tareas al mismo tiempo.
- Mayor productividad. Enfocarte en una sola tarea durante cada bloque de tiempo y tener tu horario ya preparado del día anterior, te permite ahorrar tiempo y maximizar tu productividad.
- Reducción del estrés. El Timeboxing te permite tener un mayor control sobre tus tareas y tu tiempo. Al tener una visión clara de tus responsabilidades y saber que tienes asignado un tiempo específico para cada una, reducirás la sensación de estar abrumado y disminuirá el estrés relacionado con la gestión del tiempo. Salvo que trates de hacer cada día más de lo que es posible. También debes ser realista para con tu carga de trabajo diaria y capacidad de hacer.
- Motivación. Al ir cumpliendo los bloques de tiempo y completando tareas te inyectará un chute de motivación.
Desventajas de usar la técnica Timeboxing para organizar tu día.
Si bien el Timeboxing puede ser una técnica efectiva para mejorar la productividad y la organización en los estudios, también tiene algunas desventajas que es importante tener en cuenta.
- Rigidez en la planificación. Si surgen imprevistos o eventos inesperados, puede resultar difícil ajustar el plan y redistribuir el tiempo de manera efectiva. Esto puede generar estrés adicional y dificultar la adaptación a cambios repentinos. Para evitar esto es importante dejar huecos libres en tu horario.
- Presión por cumplir los tiempos. Existe la posibilidad de que sientas presión por completar las en el tiempo asignado. Esto te puede generar ansiedad y estrés si no logras terminar una tarea dentro del bloque de tiempo establecido.
Timeblocking vs Timeboxing. ¿Qué es mejor?
Entonces… La pregunta del millón. ¿qué método deberías utilizar, timeblocking o timeboxing? ¿Cuál es mejor?
Pues bien, mientras que el timeblocking te da una visión más general y se centra más en cuándo vas a hacer un tipo de tareas, el timeboxing se centra en cuánto tiempo vas a dedicar a cada una en concreto. Es más específica, pero no son excluyentes, de hecho, como mejor funcionan es en conjunto.
Puedes usar el timeblocking como plantilla de horario general, para saber en qué parte del día dedicarte a cada tipo de actividades, y usar el timeboxing para organizar las tareas dentro del bloque amplio que le corresponde.
Y esto se parece más a lo que yo hago, aunque no es exactamente así.
Cómo me organizo yo para aprovechar mejor el tiempo.
Uso el timeblocking para crear una plantilla de horario semanal, y distribuyo mis bloques de tiempo a lo largo de la semana. Este horario lo uso como base y lo sé de memoria, es fácil de aprender, así que no lo abro a diario y no realizo cambios en él a menudo. Esto me ayuda a saber lo que tengo que hacer en cada momento del día, y a ubicar cada tarea en el horario, cuando las organice.
Así, por ejemplo, no sé que tarea estaré haciendo exactamente el martes de la semana que viene a las 10 de la mañana, pero lo que sí sé, es que estaré trabajando, porque esa hora está dentro de mi bloque de trabajo.
Este horario no necesito ajustarlo ni modificarlo a menudo. Solo lo modifico cuando hay cambios significativos en mi vida, que afectan tanto a mis horarios que me veo obligado a modificarlos, esto pasa, por ejemplo, ante un cambio de empleo, o un cambio de horario en el trabajo por cuenta ajena (lo cual no depende de mí).
A veces también hago cambios para probar otras formas de organización. Si me da mejores resultados los mantengo y si me dá peores resultados, regreso a la anterior.
Es una mera base.
Entonces, en la práctica diaria, lo que hago es lo siguiente:
- Los domingos, saco un rato, alrededor de media hora, a veces menos, para organizar mi semana.
- Es aquí cuando uso la técnica timeboxing, partiendo de la base que me marca mi horario de timeblocking.
- Hago una lista con todas las cosas que tengo que hacer, tanto profesionales como personales y estimo el tiempo que puedo necesitar para cada una. No tengo que hacer números, a estas alturas ya lo sé perfectamente.
- Y ubico cada tarea en el día que voy a hacerla, a una hora específica, dentro del bloque que le corresponde.
- Siempre dejo algún hueco para posibles imprevistos o para añadir nuevas tareas.
- Después, cada noche, reviso el horario del día siguiente para tener en mente lo que voy a hacer y para añadir o eliminar algo si es necesario.
Como ves, lo que hago es una mezcla de ambas técnicas, con la diferencia de que el horario del bloqueo de tiempo, no lo reviso semanalmente, sino cada mucho tiempo, porque lo uso como base y no como principal.
En realidad, esta es una parte de mi proceso de organización del tiempo. Tal vez algún día haga un vídeo explicando detalladamente el sistema que uso, no solo para organizar mi horario, sino para todo mi proceso de planificación.
Conclusión sobre el Timeblocking.
En definitiva, mi consejo final es que no te cases con ninguno de los métodos. Coge un poquito de aquí y un poquito de allá. Aprende sobre otras técnicas y coge algo también. Toma lo mejor de cada una, lo que te pueda servir e impleméntalo en tu propio sistema. De forma que sean compatibles y te resulte cómodo y eficaz.
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