¿Alguna vez has escuchado la palabra “timeblocking», o dicho en español: bloqueo de tiempo?
¿Y sabes cómo te puede ayudar a aprovechar mejor tu tiempo?
Y no, no es una técnica mágica para bloquear el tiempo e impedir que los minutos sigan pasando, mientras tú aprovechas para aprenderlo todo…
Pero ten por seguro que, si descubro algo así, no podé callármelo, así que lo sabrás de inmediato.
Ahora en serio, si tienes la sensación de que no te rinde el tiempo, de que las horas de tus días y semanas no son suficientes para todo lo que tienes que hacer, te voy a explicar cómo esta técnica te puede ayudar a solucionarlo.
¿Quién inventó el sistema Timeblocking?
El timeblocking no tiene una única persona o inventor atribuido, ya que es una técnica que ha sido utilizada y recomendada por muchos expertos en productividad y gestión del tiempo a lo largo de los años.
Sin embargo, se puede decir que Cal Newport, autor del libro «Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World», (conocido en español como «Céntrate» ha popularizado en gran medida esta técnica en la actualidad.
Si quieres leer su libro, aquí tienes un enlace para comprarlo en Amazon:
¿Qué es la técnica Timeblocking?
El timeblocking, también conocido como bloqueo de tiempo, es una técnica de gestión del tiempo que consiste en dividir tu día en bloques para dedicar cada uno de ellos a las diferentes áreas de tu vida.
Básicamente consiste en agrupar las tareas similares o relativas a un mismo área de tu vida, para realizarlas todas juntas en el momento o bloque de tu día que le atribuyas.
De esta forma, en lugar de dejar que tu agenda se llene de forma caótica, asignas períodos de tiempo para cada tipo de tarea que haces.
El objetivo de esta técnica es aumentar la productividad, optimizar el uso del tiempo reduciendo las interrupciones, mejorando la concentración y manteniendo el enfoque en lo que tienes entre manos. Al dedicar bloques de tiempo a otras áreas, evitas distraerte pensando en otras cosas, pues ya las abordarás cuando llegues al bloque que le corresponde.
Cómo usar el timeblocking para organizar mejor el tiempo.
Para implementar el timeblocking de manera efectiva, sigue estos pasos:
Paso 1: Identifica y agrupa tus tareas.
Haz una lista de todas las tareas y actividades que necesitas realizar y agrupa las tareas en función de si son similares o pertenecen a la misma área de tu vida.
Por ejemplo: ir a hacer la compra e ir a hacer fotocopias, son tareas semejantes que puedes agrupar en un mismo bloque al que puedes llamar “Recados”.
Del mismo modo crea un grupo para cada tipo de tareas que tengas que hacer: uno para estudiar, uno para tareas de casa, uno para organización personal, uno para hacer deporte… Haz tantos como necesites.
Paso 2: Asigna bloques de tiempo a cada grupo.
Examina tu calendario o agenda e identifica los espacios de tiempo disponibles.
Cada bloque será un espacio temporal reservado en tu horario para realizar las actividades de un grupo en concreto. Puedes ser flexible al determinar la duración de los bloques, no tienen por qué durar todos lo mismo, ni todos los días lo mismo.
Decide la duración de cada bloque de tiempo según la naturaleza de las tareas que vas a realizar en él, la cantidad de tareas y tu propia capacidad de concentración y velocidad de ejecución.
Una vez sepas cuánto tiempo dedicar a cada grupo, ubica el bloque de tiempo que le corresponde a la hora que mejor te cuadre.
Si comienzas tu semana en lunes, lo adecuado sería que hicieras este plan el domingo, para dejar tu semana ya organizada.
Paso 3: Sigue la planificación.
Cada día, sigue tu horario tal y cómo lo planeaste, tratando de ceñirte a él lo máximo posible. De nada sirve usar una estrategia como el timeblocking si al final ignoras el horario que creaste.
Paso 4: Evalúa y mejora tu horario.
Es muy probable que, en el día a día, te encuentres con que alguna tarea te toma más o menos tiempo del que esperabas, o que te surjan nuevas tareas que realizar.
Por eso, al final de cada día, dedica unos minutos para evaluar cómo funcionó tu planificación de timeblocking. Observa cómo has organizado los bloques y ajústalos de forma más realista o adecuada si es necesario.
Usa ese momento también para ajustar mejor tu horario al día siguiente. Haz los bloques más amplios o más cortos si lo consideras necesario o, si te surgieron nuevas tareas que tienes que hacer sí o sí al día siguiente, es momento de añadirlas.
El objetivo es que aprendas de tu experiencia y adaptes el timeblocking a tus necesidades y preferencias.
En esta imagen puedes ver un ejemplo de cómo luce un horario siguiendo el sistema de timeblocking:
Puedes hacerlo así, o crear un bloque general de estudio que agrupe a todas asignaturas que abordarás ese día.
La estructura incluye bloques de repaso, estudio, descansos, comida, práctica y revisión al final del día.
Esto es solo un ejemplo, adaptar el timeblocking a tu propio ritmo de estudio te ayudará a mantener la productividad y el enfoque durante tus sesiones de estudio.
Consejos para organizar bien tu día con la técnica timeblocking.
Ahora que ya sabes cómo usar la técnica del timeblocking para organizar tus tareas, aquí tienes algunos consejos adicionales para que sea más efectiva y le puedas sacar más provecho:
Usa técnicas de gestión del tiempo.
Para rendir más en cada bloque de estudio. Ejemplos de técnicas de gestión del tiempo efectivas son la técnica Pomodoro, que te explico en este vídeo, o la técnica Flowtime, que te explico en este otro vídeo. Si localizables prefieres también puedes leerlas en estos post:
- Descubra la técnica Pomodoro para gestionar mejor el tiempo.
- Descubre la técnica Flowtime para ser más productivo/a.
Deja algo de tiempo entre bloque y bloque.
Al asignar bloques de tiempo a cada grupo, asegúrate de dejar el espacio suficiente entre cada bloque. Ten en cuenta que el cambio de actividad conlleva un consumo de tiempo. Además, la transición entre bloques, es un buen momento para establecer un descanso.
Elimina las distracciones y mantén el enfoque.
Es importante que durante cada bloque de tiempo te centres completamente en las tareas que le corresponden y te olvides de todo lo demás. En este vídeo te doy algunos buenos consejos que te pueden ayudar en este aspecto. O si lo prefieres puedes leer este post:
Dota a tu horario de cierta flexibilidad.
No ocupes hasta el último minuto de tu día. Es mejor que dejes huecos en tu horario, es posible que surjan imprevistos o que te retrases en tu estudio, ambas cosas las puedes solucionar si tienes huecos libres en tu día para dedicarles tiempo.
Enfócate en una sola tarea a la vez:
Evita saltar entre tareas ya que esto puede dispersar tu atención, y, como consecuencia, harás las cosas peor y tardarás más en terminar. Ejecutar las tareas una a una, es la solución.
Cómo crear un horario de timeblocking. (Formas de hacerlo)
Puedes hacer tus horarios siguiendo la estrategia timeblocking a mano, o si prefieres lo digital tienes múltiples opciones. Puedes usar aplicaciones cómo:
- Structured.
- TimeBlocks.
- Shovel.
- Google Calendar
- Excel
- Notion
Que, por cierto, en Notion puedes usar nuestra plantilla de horario Timeblocking en vez de crear una cero. Aquí tienes el enlace para descargarla:
Ventajas del sistema timeblocking para organizar tu día.
El timeblocking ofrece ventajas y beneficios para la gestión del tiempo y la productividad. Te las detallo a continuación:
- Organización y estructura: El timeblocking proporciona una estructura clara y organizada para tu día. Al asignar bloques de tiempo a tareas específicas, sabrás qué hacer en cada momento, lo que evita la procrastinación y te ayuda a mantener el enfoque en las tareas importantes.
- Mayor enfoque y concentración: El timeblocking te ayuda a concentrarte en una sola tarea a la vez. Al asignar bloques de tiempo exclusivos para cada actividad, puedes evitar distracciones y mantener un enfoque total en la tarea en curso.
- Mejora de la productividad: trabajar y estudiar en con tan alta concentración y sin interrupciones, aumenta tu productividad y permitirte completar las tareas de manera más eficiente.
- Mayor calidad de trabajo. Como consecuencia de trabajar y estudiar plenamente focalizado en la actividad que te ocupa, haces las cosas mejor.
- Gestión del tiempo más efectiva: Al planificar tu día con antelación y asignar tiempos específicos a cada tarea, puedes administrar tu tiempo de manera más efectiva. No perderás tiempo pensando en qué tienes que hacer, no dejarás algo sin hacer porque se te olvidó y evitarás la sensación de estar siempre ocupado, pero sin lograr resultados significativos.
- Reducción del estrés y la procrastinación: Al tener una planificación clara y específica, el timeblocking te ayuda a reducir el estrés y la sensación de estar abrumado. Al saber qué hacer en cada momento, eliminas la incertidumbre y la procrastinación, ya que tienes una guía clara sobre cómo avanzar en tus tareas.
- Aumento de la satisfacción personal: Al completar las tareas asignadas dentro de los bloques de tiempo establecidos, podrás comprobar tu productividad, lo que te hará sentir satisfacción con tu trabajo, y a su vez aumentará tu motivación y bienestar general.
Desventajas de usar la técnica timeblocking para organizar tus tareas.
Pero, si bien el método timeblocking ofrece numerosas ventajas, también es importante tener en cuenta algunas posibles desventajas. Estas son:
- Rigidez en la planificación: si no sigues el consejo que te di de dejar un margen de tiempo entre bloque y bloque, y dejar espacio libre en tu horario, tendrás como resultado un horario rígido e incapaz de ser adaptado a los imprevistos y dificultades. Por eso, no sobrecargues tu horario.
- Dificultad para cumplir con los tiempos asignados: A veces, puede resultar difícil estimar con precisión el tiempo requerido para completar una tarea. Si subestimas el tiempo necesario, es posible que no puedas finalizar una tarea dentro del bloque de tiempo asignado, lo que puede generar frustración y afectar la planificación de las tareas siguientes. Con la práctica aprenderás a estimar mejor la cantidad de tiempo que te requiere cada tipo de tarea, y podrás establecer bloques más realistas.
- Necesidad de ajustes: la aparición de nuevas tareas, los imprevistos o el cálculo inexacto del tiempo para cada boque, hace que sea necesario hacer algunos ajustes cada día para que siga siendo útil.
- No es lo suficientemente específico. Si bien el agrupar las tareas semejantes en un bloque de tiempo para hacerlas juntas, te ayuda a organizarte mejor, todavía hay decisiones que te quedan por tomar, como en qué orden ejecutar las tareas de cada bloque, y esto puede hacerte perder tiempo antes de empezar.
Y como solución a este último problema existe otra técnica de la cual te hablaré en el próximo post y te explicaré como combino el uso de ambas técnicas para organizar mi tiempo de manera más efectiva.
Conclusión sobre el sistema timeblocking.
Entonces, como conclusión sobre la técnica Timeblocking, te diré que es una estrategia efectiva para mejorar la gestión del tiempo y aumentar la productividad.
Te ayuda a estructurar tu día fácilmente y a tener una base de la que partir, pero no la veo tan completa como para valerte solamente de ella, así que es mejor complementarla con el uso de otras técnicas más específicas.
Esto es todo por hoy, comparte el post si te ha resultado útil y sígueme en las redes para no perderte mi nuevo contenido.
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